Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Oy Poppamies -yrityksen henkilötietojen käsittelyä kaikkien niiden tietojen osalta, joissa Oy Poppamies on rekisterinpitäjänä. Oy Poppamies on sitoutunut suojaamaan käyttäjien yksityisyyttä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Poppamies Oy (myöhemmin yhtiö)
Y-tunnus: 2182256-4
Puh. 0400 171 075
Sähköposti: asiakaspalvelu@poppamies.fi
Osoite: Lentolantie 14-16, 36220 Kangasala

Tietosuojavastaava
Jarkko Järvinen (OSCP)
Puh. 045 670 0340
Sähköposti: jarkko.jarvinen@poppamies.fi

Tietojen kerääminen

Oy Poppamies – henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa henkilön suhde Yhtiöön. Henkilö voi olla Yhtiöltä tuotteita ostava kuluttaja- tai yritysasiakas. Asiakassuhteen lisäksi Yhtiö kerää myös analytiikkaa Yhtiön verkkosivustolla (www.poppamies.fi) kävijöistä. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät lisätiedot löytyvät tältä sivulta.

Asiakkaat, asiakkaidemme edustajat sekä yhteyshenkilöt

Tähän ryhmään kuuluvat asiakkaan tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, jotka ovat vähintään sähköpostiosoite ja nimi. Lisäksi tallennettuna saattaa olla osoite, puhelinnumero, yritystiedot, toimenkuva ja muita asiakkaan mahdollisesti Yhtiölle toimittamia tietoja.

Asiakkuuteen liittyvät tiedot kerätään pääosin suoraan asiakkaalta itseltään asiakaspalvelutilanteessa tai asiakas luovuttaa tiedot keskustelun tai sähköpostin välityksellä.

Yritysasiakkaista tietoja voidaan tapauskohtaisesti kerätä myös julkisista lähteistä, kuten yritysten nettisivuilta ja yritysrekistereistä tarpeen vaatiessa. Tietojen keräämiseen käytetään esimerkiksi YTJ:n ja PRH:n rekistereitä yrityssopimuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeuden varmistamiseksi. Tämän lisäksi Yhtiö käyttää luottotietorekisteriä Yritysasiakkaan luottokelpoisuuden varmistamiseksi.

Asiakkaiden tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai tuottamiseksi. Tietojen käsittelyn perusteena on siis aina joko erillinen toimeksianto, tilaus, sopimus tai välittömästi sopimuksen valmisteluun liittyvät toimet. Sopimusten lisäksi toimintaan liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsitellään henkilötietoja. Esimerkkejä näistä velvoitteista on mm. kirjanpitolainsäädäntö ja kaupan alaa koskeva lainsäädäntö.

Henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja kahden vuoden ajan sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä toisin vaadita. Kirjanpitoaineistoa säilytetään lainsäädännössä määrätyn ajan.

Viestinnän vastaanottajat

Tähän ryhmään kuuluvien yritysten ja henkilöiden tunnistamiseen ja yhteydenpitoon käytetään vähintään sähköpostiosoitetta. Lisäksi Yhtiöllä saattaa olla tallennettuna markkinointiviestinnän vastaanottajien osoite, puhelinnumero, yritystiedot, toimenkuva ja muita tilaajan tai vastaanottajan mahdollisesti Yhtiölle toimittamia tietoja.

Tietoja viestintää varten kerätään esimerkiksi keskustelun tai sähköpostin välityksellä, sekä yrityskaupan puolella julkisista lähteistä tarvittaessa.

Julkisia lähteitä ovat esimerkiksi yritysten www-sivut ja yritysrekisterit. Yhtiö voi myös ostaa tietoja markkinatutkimuksia tekeviltä organisaatioilta, joille vastaanottaja on luovuttanut tietonsa tätä tarkoitusta varten.

Tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Oikeutettu etu on elinkeinon harjoittaminen ja markkinoinnin toteuttaminen sen mahdollistamiseksi. Yhtiön viestintä ei aiheuta kohtuuttomia seurauksia rekisteröidylle. Rekisteröity voi kieltää tietojensa käsittelyn markkinointi- tai vastaaviin tarkoituksiin koska tahansa. Kielto voidaan tehdä ilmoittamalla nimensä ja muun tunnisteen Yhtiön asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@poppamies.fi

Tietoja käsitellään suostumuksen mittaisen ajan, kirjanpitolain perusteella 10 vuotta.

Asiakkaan yhteystiedot tallennetaan kotimaiseen Netvisor ERP:iin, joka on Yhtiöllä käytössä oleva asiakastietojärjestelmä. Tietoja voidaan käyttää viestinnän tai markkinoinnin vaikuttavuuden seurantaan ja kehittämiseen. Henkilö- tai yritystietoja ei Yhtiön toimesta missään tilanteessa siirretä ulkomaille.

Verkkosivustolla kävijät

Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot – eväste eli cookie, ip-osoite, laitetunniste ja asiakastunniste. Oy Poppamies ei käytä mitään hyväksymistä vaativia seurantaevästeitä sivustollaan. Tämä tarkoittaa sitä, että Yhtiö ei suuntaa markkinointitoimenpiteitä sen perusteella, että kuluttaja on käynyt Yhtiön verkkosivustolla www.poppamies.fi.

Verkkosivujen kävijäanalytiikan tiedot muodostuvat kävijän toimista verkkosivuvierailun aikana. Vaikka selaimesi estäisi evästeiden käytön, löydät silti sivuiltamme kaiken tiedon, joka käytössä näkyy perusevästeidenkin kanssa.

Sivustollamme käytetään perusevästeitä kävijätilastointia varten (Google Analytics).

Verkkosivullamme on käytössä sosiaalisen median liitännäisiä (kuten Facebook), joiden kautta eri sivustoille siirtyessäsi henkilötietojasi (esim. ip-osoite, selaimesi tiedot) siirtyy kyseiselle sosiaaliselle medialle.

Sosiaalinen media

Sivustollamme ei ole kohdennettua sosiaalisen median markkinointia kävijäevästeiden kautta. Me emme saa sinusta myöskään tietoja sosiaalisen median kautta. Sosiaalisen median ohjelmat ja verkkosivut käsittelevät tietojasi itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja heidän tietosuojakäytännöistään voit lukea palveluiden omilta sivustoilta.

Google

Kävijätilastoinnin osalta keräämme tietoja käyttäjän päätelaitteesta, verkko-osoitteesta (IP-osoite) ja käytetyistä ohjelmistoista sekä niiden versioista. Näiden tietojen avulla voimme yksilöidä ja laskea sivustollamme vierailevat eri käyttäjät ja millaista tietoa sivuilta haetaan, sekä miten sivuston palveluita käytetään. Tarkoituksena on tilastoida anonyymisti sivun kävijämääriä esimerkiksi markkinointikampanjoiden vaikuttavuustutkimuksissa. Samalla opimme, mitä tietoa sivustoltamme useimmiten haetaan ja voimme kerätyn tiedon avulla kehittää sivuston rakennetta sellaiseksi, että käyttäjät löytävät helposti etsimänsä. Google Analyticsin tiedot säilyvät kaksi vuotta.

Osaa verkkosivuillamme kerättäviä tietoja hyödyntää myös Google esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseksi omien palveluidensa käytön yhteydessä. Käytössämme on esimerkiksi Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Search Console ja Google Maps. Osassa henkilötietojen käsittelyä olemme yhteisrekisterinpitäjän asemassa, osassa käsittelijänä. Googlen ja YouTuben tietosuojakäytännöistä voit lukea lisää täältä.

Näiden palveluiden kautta luovutamme tietosi esimerkiksi Googlelle, joka käsittelee niitä itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Sivustoilla kävijää koskeva data siirretään Googlelle ja Google käsittelee sitä rekisterinpitäjänä omiin käyttötarkoituksiinsa ja Googlella on mahdollisuus yhdistää dataa muihin kävijää koskeviin tietoihinsa. Google käyttää epäsuoraan tunnistamiseen kävijän yksilöllistä tunnistetta (IP-osoite) käyttäjien yksilöimiseen, mutta sillä on mahdollisuus yhdistää tämä IP-osoite esimerkiksi Google-tilille kirjautumisen yhteydessä suoraan luonnolliseen henkilöön. Huomaa, että Google tilille kirjautuneena, Google kerää sinusta vielä yksilöivämpiä tunnisteita, kuten esimerkiksi laitteesi yksilöivät tunnisteet, käyttämäsi selaimen tai sovelluksen tiedot, Android / IOS -mobiilikäyttäjien mainostustunnisteen, kielivalinnat, ystäväverkostosi ja suosituimmat YouTube-videosi.

Google käyttää kävijätietoja ainakin seuraaviin tarkoituksiin:

• Paikannus (maa, kaupunki, yrityksen tai yhteisön omistama verkko)
• Kävijän käyttäytyminen sivustolla
• Kävijän kiinnostuksen kohteet sivustolla
• Uudelleenmarkkinointi ja mainosten välittäminen

Uudelleenmarkkinointiin liittyen Google täydentää IP-osoitteeseesi sen käyttämiseen pohjautuvia tietoja, joiden perusteella se luokittelee käyttäjää ainakin sijainnin, osoitteen ja iän perusteella.

Google yleiset tietosuojakäytännöt löytyvät osoitteesta: https://policies.google.com/privacy#infocollect

Lisätietoja verkkosivustomainonnasta saat esimerkiksi Your Online Choices -sivuston kautta.

Voit poistaa selaimesi tallentamat evästeet selaimen asetuksista. Mikäli et halua käyttää evästeitä, verkkosivujen ominaisuuksista voi hieman kärsiä, mutta se ei kuitenkaan estä mitään palveluidemme käyttöä kokonaan.

Alla linkkejä evästeiden poistoon eri selaimista: Internet Explorer, Firefox, Google Chrome ja Safari

Oikeudet

Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yrityspuolen yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä laskutustiedusteluissa, voit ottaa yhteyttä Yhtiön asiakaspalveluun. Laajemmissa tietopyynnöissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme. Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin Oy Poppamiehen hallussa oleviin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi. Esimerkiksi mahdollisten sähköpostiviestien luovuttaminen edellyttää aina molempien viestinnän osapuolten suostumusta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Poikkeus tähän voi olla tilanne, jossa aiemmin toimitettu tieto on jollain tavalla olennainen esimerkiksi sopimukseen tai toimitukseen liittyen. Tällöin emme välttämättä korvaa vanhaa tietoa, vaan lisäämme uuden tiedon tiedoksi muuttuneeseen tietoon.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

– Jos peruutat peruutat henkilötietojen käsittelyn suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta.

– Jos vastustat tietojesi käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta, esimerkiksi markkinointiviestinnän osalta

Henkilötieto, jonka käsittelylle meillä ei ole lain mukaan käsittelyoikeutta ja käsittelyn tarve lakkaa, poistamme itse ilman pyyntöäsikin, viimeistään kolmen vuoden välein.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tilanteessa, jolloin käsittelemme tietoja yleiseen etuun vedoten (esimerkiksi tieteellinen tutkimus tai tilastointi) tai omaan oikeutettuun etuumme perustuen (esimerkiksi suoramarkkinointi).

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä tietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on. Emme muutenkaan siirrä henkilötietojasi automaattisesti minnekään – emme edes pyynnöstä. Tapaukset ovat aina yksilöllisiä ja siirrossa joudutaan aina käyttämään manuaalista siirtotapaa kaikkien osapuolten turvallisuuden varmistamiseksi.

Sinulla on kuitenkin oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen ei aseta sinua mitenkään eriarvoiseen asemaan muiden kanssa palveluidemme käytön osalta, etkä menetä mitään oikeuksiasi muihin verrattuna.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite:
PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Henkilötietojen siirrot

Tietojamme ei yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädännössä sitä vaadita.

Sopimusasiakkaiden palveluiden tuottamiseksikaan emme siirrä yhteystietoja Suomen ulkopuolelle.

Tietojen käsittelyn riskit ja tietojen suojaaminen
Mainittavat riskikohdat tietojenkäsittelyssämme sekä niiden riskiarvio.
Asiakastietojärjestelmät – riski alhainen, henkilökunnan rajattu pääsy.
Rahtikirjat ja lähetyslistat – riski alhainen, mahdollisia tulosteita käsittelee vain henkilökuntamme, sekä yhtiön käyttämät kuljetus-/rahtiyhtiöt tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsyä kontrolloidaan.

Mahdollisen tietovuodon eteen tullessa, jos asia kuuluu ilmoitusvelvollisuuden piiriin, siitä informoidaan vuodetun informaation kohteena ollutta tahoa. Yhtiön turvallisuustoimien päämääränä on turvata tiedot ja varmistaa niiden luottamuksellisuus. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.

Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.